Machen Sie kurzen Prozess.
Nutzen Sie enorme Einsparpotenziale, entlasten Sie Ihre Mitarbeiter für wertschöpfendere Tätigkeiten und reduzieren Sie Fehler und Durchlaufzeiten. Durch die digitale Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse.
Was ist Automatisierung?
Die digitale Automatisierung führt Ihr Unternehmen in die Zukunft. Sie übernimmt Tätigkeiten von alltäglichen Routineaufgaben bis hin zu komplexen Prozessen. Das verbessert die Transparenz und Verantwortlichkeiten, erfasst Daten genau und stellt diese den relevanten Personen zur Verfügung, wann immer sie benötigt werden.
Sie hilft dabei, manuelle Prozesse zu ersetzen und so die Effizienz zu steigern, Kosten zu minimieren, Sicherheit zu erhöhen und Prozesse zu optimieren. Fehlerquellen werden minimiert, die Daten werden dort abgelegt, wo sie benötigt werden und Ihnen bleibt mehr Zeit für wichtige Aufgaben. Von alltäglichen Routineaufgaben bis hin zu komplexen Prozessen ist alles denkbar.
So haben Sie mehr Zeit, Ihr Unternehmen voranzubringen statt es nur zu verwalten.
Welche Arten von Automatisierung können zum Einsatz kommen?
Beide der nachfolgenden Arten haben jeweils Vor- und Nachteile, allerdings lässt sich jedes Szenario mit mindestens einer der beiden Arten lösen. Ich berate Sie genau, welche Art für Ihre speziellen Voraussetzungen und Anforderungen am besten geeignet ist.
Robotic Process Automation (RPA)
Bei RPA kommen kleine Programme zum Einsatz, die als Roboter bezeichnet werden. Im Gegensatz zu einem physischen Roboter sind diese aber digital.
Sie können sich diese digitalen „Helferlein“ wie einen virtuellen Mitarbeiter vorstellen. Genau wie ein normaler Mitarbeiter wird der Roboter einmal für die Aufgaben „geschult“, die er erledigen soll und weiß anschließend genau, wie er diese fehlerfrei erledigt. Bei Ausnahmen vom regulären Prozess kann er z.B. einen echten Mitarbeiter informieren.
Der Roboter greift automatisch auf bestehende Anwendungen wie zum Beispiel ERP-, CRM-, Stammdaten- oder Office-Programme zu und nutzt diese wie ein normaler Mitarbeiter am Bildschirm. So können Medienbrüche überwunden werden, ohne dass Schnittstellen erstellt werden müssen.
RPA kann unterschiedliche Prozesse automatisieren, wie zum Beispiel Datenerfassung und -abgleich, Rechnungslegung, Report-Erstellung und Mitarbeiter-Onboarding.
Cloud Automation
Mit Cloud Automatisierung lassen sich ähnlich wie bei RPA Prozesse über die Grenzen verschiedener Programme hinweg miteinander verbinden, ohne dass diese selbst angepasst werden müssen.
Im Gegensatz zu RPA erfordert Cloud Automation jedoch eine Verbindung zum Internet. Außerdem wird hier nicht auf Ebene der Bildschirmoberfläche gearbeitet, sondern wie in einer Schaltzentrale.
So kann z.B. Programm A bei der Zentrale eine Anfrage stellen. Die Zentrale kontaktiert daraufhin automatisch Programm B, ruft die angeforderten Daten dort ab und bringt sie in eine Form, die Programm A verarbeiten kann.
Zudem kann die Zentrale automatisch auf Ereignisse wie z.B. eingehende E-Mails, Terminanfragen oder den Start und Abschluss eines Prozesses reagieren und daraufhin Abläufe in anderen Programmen anstoßen.
Allgemein ist Cloud Automation besonders gut für die Automatisierung von Prozessen geeignet, die über das Internet laufen.
Beispiele für Automatisierung
Nachfolgend sind nur einige Beispiele aufgeführt. Es gibt nahezu keine Begrenzung, was automatisierbar ist.
Referenzen
Ich habe bereits über 100 Automatisierungsprojekte erfolgreich durchgeführt.
Neben einer Vielzahl an kleinen und mittelständischen Unternehmen habe ich auch mit folgenden Partnern zusammengearbeitet:
Meine Mission: digitale Automatisierung – speziell für den Mittelstand
„Der Mittelstand verschläft die Digitalisierung.“
Können Sie es nicht mehr hören? Ich auch nicht. Ich habe sowohl mit Mittelständlern als auch großen Konzernen unzählige Projekte zur Automatisierung durchgeführt.
Eine Sache wurde mir dabei klar: es liegt nicht am Unmut des Mittelstands, zu digitalisieren und automatisieren. Es mangelt schlichtweg an attraktiven Angeboten.
Das Problem: die meisten Dienstleister buhlen um die großen Aufträge der Konzerne. Auch der Fokus meines damaligen Arbeitgebers lag auf dieser Zielgruppe. Dabei empfand ich gerade die Zusammenarbeit mit mittelständischen Unternehmen als besonders angenehm, wertstiftend und – entgegen dem Klischee – aufgeschlossen.
Mittelständler haben jedoch andere Voraussetzungen, Herausforderungen und Anforderungen als Konzerne. Es erfordert deshalb ein spezielles, auf den Mittelstand zugeschnittenes Angebot, damit die Zusammenarbeit optimal abläuft:
Klassische Automatisierungsangebote
Mein Angebot speziell für den Mittelstand
Hohe Investition
Die Angebote großer Agenturen und Beratungen zielen auf Projekte und Budgets in Millionenhöhe in Konzernen ab. Eingepreist sind dabei auch langwierige Abstimmungen.
Erschwingliche Preise
Fokus auf das Wesentliche, schlanke Strukturen und kurze Entscheidungswege ermöglichen mittelstandsfreundliche Preise fernab der konzerntypischen Budgets.
Lange Planung & Laufzeit
Vor Projektstart werden in unzähligen Workshops und Gremien die strategische Ausrichtung, Planung und Budgets fixiert. Nach der Freigabe sind die Beteiligten teils für Jahre verpflichtet.
Risikofreier Testlauf & hohe Flexibilität
Statt ewiger Planung wird eine risikofreie Automatisierung umgesetzt. Anschließend wird entschieden, ob der Stecker gezogen wird oder weitere Prozesse automatisiert werden.
Große & dauerhafte Umstellung
In etlichen Abteilungen müssen dauerhafte Umstellungen vorgenommen werden, bevor die erste Automatisierung erfolgt. Ein Wechsel zum vorherigen Zustand ist häufig nicht möglich.
Schnelle Ergebnisse ohne Anpassungen
Die bestehenden Abläufe, Programme und IT-Infrastruktur müssen nicht angepasst werden, um schnell messbare Ergebnisse zu erzielen. Änderungen sind in der Regel reversibel.
Unklare Zuständigkeiten & Kommunikation
Fachjargon und wechselnde Ansprechpartner sind bei großen Agenturen und Beratungen keine Seltenheit und Mitarbeitern steht oft kein direkter Kommunikationsweg zur Verfügung.
Fester Ansprechpartner & direkter Kontakt
Sie und Ihre Mitarbeiter haben immer Zugang zu einem festen Ansprechpartner, der ohne Fachchinesisch Sachverhalte erklärt und die Wünsche aller relevanten Personen miteinbezieht.
In drei Schritten zur Automatisierung
Schritt 1: Potenzialcheck
Erfahren Sie im kostenfreien Potenzialcheck, welche Ihrer Prozesse automatisierbar sind und welchen Nutzen Sie daraus ziehen können.
Schritt 2: Workshop
Mittels einer genaueren Analyse Ihrer Prozesse identifizieren wir die geeignetsten Kandidaten für eine zügige, unkomplizierte und ertragreiche Automatisierung.
Schritt 3: Umsetzung
Durch die ersten erfolgreichen Automatisierungen erkennen auch Ihre Mitarbeiter schnell den Mehrwert und der Grundstein für die Automatisierung weiterer Prozesse ist gelegt.
Häufig gestellte Fragen
Sollte Ihre Frage nicht aufgeführt sein, denken Sie daran: Fragen kostet nichts.
Buchen Sie einfach einen kostenfreien Termin und ich helfe Ihnen gerne weiter.
Sind meine Prozesse automatisierbar?
Ich berate Sie umfassend und gehe dabei speziell auf Ihre Prozesse, Anforderungen und Wünsche ein. Sie erfahren bereits im kostenfreien Potenzialcheck, welche Ihrer Prozesse automatisierbar sind.
Wie lange dauert eine Automatisierung?
Die Dauer der Umsetzung beträgt in der Regel wenige Tage bis wenige Wochen. Falls möglich, wird immer mit einer kurzen Automatisierung gestartet, um schnell Ergebnisse zu sehen.
Müssen wir jetzt unsere ganze IT umstellen?
Nein. Im Gegenteil. Einer der großen Vorteile von RPA (Robotic Process Automation) ist, dass die Implementierung ganz ohne komplizierte Anpassungen der bestehenden IT auskommt.
Die Technologie greift automatisch auf bestehende Anwendungen zu und nutzt diese wie ein normaler Mitarbeiter. Der Software-Roboter arbeitet dabei auf Ebene der Benutzeroberfläche und führt strukturierte Prozesse automatisch aus. Medienbrüche können überwunden werden, ohne dass Schnittstellen in langwieriger Arbeit und zu hohen Kosten erstellt werden müssen.
Ich bin skeptisch. Könnten wir zurück zu unseren alten Prozessen, wenn uns die Automatisierung nicht zusagt?
In den allermeisten Fällen sind Automatisierungen reversibel. Sollte dies einmal nicht der Fall sein, wird dies im Vorfeld kommuniziert.
Wie werden meine Mitarbeiter reagieren?
In der Regel reagieren besonders die Mitarbeiter positiv auf Automatisierung, da sie als erste die Entlastung in ihrer täglichen Arbeit spüren und „lästige“ Aufgaben gern an den neuen digitalen Kollegen abgeben.
Natürlich kann es anfänglich auch mal vorkommen, dass Mitarbeiter skeptisch sind. Aus meiner langjährigen Erfahrung weiß ich genau, wie Sie damit umgehen und für eine frühzeitige Akzeptanz sorgen können.
Was kostet eine Automatisierung?
Das ist abhängig von Ihren speziellen Anforderungen. In der kostenfreien Potenzialanalyse klären wir gerne, welchen Aufwand ich für Ihr Projekt schätze.
Grundsätzlich lehne ich Projekte ab, deren geschätztes Einsparpotenzial nicht mindestens beim Doppelten der Kosten liegt. In der Praxis sind Ersparnisse oder zusätzliche Erträge in Höhe des 8-10fachen der Kosten nicht unüblich.
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung?
Digitalisierung ist der Einsatz digitaler Technologien, um Geschäftsprozesse zu modernisieren und neue Umsatz- und Wertsteigerungsmöglichkeiten zu schaffen.
Automatisierung bedeutet, Prozesse mit weniger oder ganz ohne Interaktion von Menschen abwickeln zu können.
Sie haben weitere Fragen?
"Ein komplexes System, das funktioniert, hat sich aus einem einfachen System entwickelt, das funktioniert hat. Ein komplexes System, das von Grund auf neu entwickelt wurde, funktioniert nie."
– John Gall